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Outlook 2013 Favoritenordner Sortierung immer anders

Problem:

Outlook speichert / merkt sich nicht die Sortierung der Favoritenordner und nach jedem Outlook Start ist eine andere Sortierung vorhanden. Die Sortierung lässt keine Rückschlüsse auf ein Schema zu. Es wird weder nach Postfach oder Benutzer, noch nach Alphabet oder Zahlen sortiert.

Ursache:

Dieser Teil ist reine Spekulation, da man keine direkten Einblick in die Verarbeitung der Sortierung hat. Das Problem taucht grundsätzlich erst bei der Verwendung von mehreren E-Mail Konten auf. Speziell kann hier die Kombination von Exchange und IMAP oder POP Konten zu den oben genannten Problemen führen. Die Ursache kann ebenfalls in einer beschädigten Ansicht für die Seitenleiste liegen.

Lösung:

Leider hat Microsoft noch keine endgültige Lösung für das Problem. Man kann sich jedoch Abhilfe schaffen, indem man bei geöffnetem Outlook einen beliebigen Ordner rechts klickt und dann den Kontexteintrag „in neuem Fenster öffnen“ öffnen bestätigt. In diesem neu geöffnetem Fenster nimmt man nun die gewünschte Sortierung vor. Beim Beenden und Starten kann das Problem mit der Sortierung zwar immer noch auftauchen, doch sobald man die Aktion „in einem neuen Fenster öffnen“ bestätigt, erhält man die vorher eingestellte Sortierung.

Weitere Möglichkeiten sind:

1. Zurücksetzten der Seitenleiste durch outlook.exe /resetnavpane (ACHTUNG: Gespeicherte Ansichtseinstellungen und Favoritenansicht geht natürlich verloren)
2. Wenn das Problem durch IMAP/POP verursacht wird, dann kann es unter Umständen helfen die IMAP/POP Ordner in den Favoriten ganz unten zu lassen. Nach einem Neustart sollten die Favoriten sich dann nicht mehr umsortieren.
3. Füge den Ordner „ungelesene Nachrichten“ (vom Exchange Konto) ganz oben in deine Favoritenordner ein und die Sortierung sollte sich nicht mehr ändern.

Das Ganze wird auch in einem Englischen Beitrag auf der Microsoft Seite diskutiert. Vielleicht gibt es dort bald weitere Lösungen.

[1]http://answers.microsoft.com/en-us/office/forum/office_2013_release-outlook/outlook-2013-favorites-folders-change-order/6da68516-d626-4f8e-90d3-62fc65a57301

Wieso PayPal keine Kontoübersicht versenden sollte

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Ich nutze PayPal gerne und viel, weil es in vielen Situationen praktisch und flexibel ist. Seit mehreren Monaten flattert nun regelmäßig eine „Kontoübersicht“ von PayPal in mein Postfach. Als ich die E-Mail zum ersten Mal gesehen hatte, dachte ich es handelt sich um eine Phishing E-Mail. Beim genauen Hinsehen und Prüfen der URL stellte sich dann raus, dass es sich um eine echte E-Mail von PayPal handelte.

Ich habe Anrede und E-Mail-Adresse aus dem Bild entfernt.

Nach kurzem Überlegen bin ich zu dem Entschluss gekommen, dass PayPal keine E-Mails in diesem Format versenden sollte. E-Mails in so einem Format bieten einfach eine zugute Vorlage für die bösen Jungs. Wenn man sich die E-Mail genau anschaut, ist es genau ein Punkt, der es zu einer guten Vorlage macht, und zwar ist es der Link „Zur PayPal-Seite“. Das Design kann relativ einfach nachgebaut werden, schnell noch den Link auf eine „böse“ Seite gelegt und fertig ist die Falle zum Abgreifen von Daten.

Was PayPal machen sollte, wäre eine E-Mail ohne jegliche Verlinkungen und mit dem Hinweis die Seite im Browser selbst einzutippen. Dieser Vorschlag würde das Problem zwar nicht aus der Welt schaffen aber etwas sensibilisieren.

Exchange Online / Office 365 Verwaltungsseite

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Ich musste heute eine Berechtigungsänderungen an einem E-Mail Konto, welches unter Exchange Online / Office 365 eingerichtet war, vornehmen. Da meine Suche zur Verwaltungsseite etwa 15 Minuten in Anspruch nahm, wollte ich meinen Erfolg mit euch teilen und vielleicht findet Ihr die Seite somit schneller.

https://outlook.office365.com/ecp/

Die Verwaltungsseite ist auf Englisch, aber das hat mich nicht gestört. Falls Ihr die Deutsche Seite bevorzugt, dann versucht es mit einem .de statt einem .com .

GFI MailEssentials Lizenz richtig einspielen

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Vor Kurzem musste ich bei einer GFI MailEssentials Installation die Lizenzen erweitern, da neue Nutzer hinzugekommen waren. Aufgrund der fehlenden Lizenzen hatte der GFI MailEssentials sogar seinen Dienst komplett eingestellt. Gut man sollte denke das Ganze ist ein einfacher Prozess, Key eingeben und bestätigen, doch so war es nicht

Nachdem ich den Schlüssel eingespielt hatte, schien der Spamfilter auch wieder seine Funktion aufgenommen zu haben. Ein kurzer Test auf den Filter Directory Harvesting (Backscatter http://www.backscatterer.org/?target=bounces) zeige aber, dass der Filter nicht funktionierte. Da ich keine Idee hatte, wieso es nicht funktionierte, kontaktierte ich den GFI Support via Chat. Der Support leitete mich an einige Einstellungen vorzunehmen, doch keiner der vorgeschlagenen Änderungen brachte etwas. Doch bevor der Support mir eine Lösung anbieten konnte, stellte ich den Support selbst die Frage „Muss ich die Dienste neu starten wenn ich eine neue Lizenz einspiele?“. Die Antwort vom Support lautete „Es ist immer besser die Dienste neu zu starten, wenn man eine neue Lizenz eingespielt hat“. Nachdem die GFI Dienste neu gestartet waren funktionierte der Filter dann auch wieder richtig.

Meiner Meinung nach ist so ein Verhalten von einer Software, vom Design und der Usability, echt schlecht. Sollte nach dem Einspielen der Lizenz ein Neustart der Dienste notwendig sein, so sollte das Programm automatisch tun, sobald eine neue Lizenz eingespielt wurde. Alternativ sollte das Programm wenigstens einen Hinweis geben, dass ein Neustart notwendig ist. Auf keinen Fall sollte das Programm sich aber so verhalten, als ob alles ok ist.

Grundlegenede Tools zur E-Mail Fehleranalyse Teil 1

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In diesem Beitrag möchte ich kurz ein paar Tools vorstellen, die bei der Fehleranalyse bei E-Mail Problemen helfen. Die Art E-Mail Probleme grenze ich hierbei nicht wirklich ein.

http://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Wie die URL es schon sagt, handelt es sich hierbei um eine Toolbox. Ich verwende aus dieser Toolsammlung meistens nur die Blacklist-Überprüfung aber es gibt auch noch die Möglichkeit eine MX und DNS Lookups, sowie ein SMTP Analyse, ein Header Analyzer und Domain Health Tool. Sobald es Zustellungsprobleme von oder zu GMX.DE oder WEB.DE gibt lohnt sich ein Blick auf das Blacklisten- Tool. Sollte der eigene Mail Server oder öffentliche IP auf einer dieser Listen zu finden sein, so findet man auch relativ schnell einen Hinweis darauf, wo das Problem liegt. Die häufigsten Gründe auf so einer Liste zu landen sind Spam sendende Viren oder Trojaner. Man kann durchaus auch auf einer Blacklist landen, wenn der eigene Mail Server keine Spams versendet aber dafür Teil eines Bot Netzwerks ist.

https://testconnectivity.microsoft.com/

Dieses Tool von Microsoft ist wirklich sehr umfangreich und hilft in vielen Situationen. Mit dem Tool kann sowohl diverse SMTP/IMAP/POP Test durchführen, als auch ActiveSync und Autodiscover. Da das Ganze von Microsoft ist, hilft das Tool natürlich vor allem bei der Fehleranalyse von Exchange Servern und Office 365 Anbindungen. In einigen Fällen kann das Tool aber auch durchaus für die Fehleranalyse anderer Dienste genutzt werden. Für mich ist das Tool vor allem bei der Einrichtung und Fehleranalyse von IMAP oder ActiveSync sehr nützlich, da man mit dem Tool recht schnell einsehen kann, wo die Verbindung scheitert. Für Office 365 habe ich es persönlich noch nicht verwendet.

Microsoft Office 365 und GFI-Fax Maker

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Da Microsoft sich stark in die Richtung de Cloud bewegt wird diese auch immer wichtiger in Unternehmen. Nach einer Migration von Exchange zu Office 365 sollte auch der GFI-Faxmaker über die Cloud Faxe empfangen. Den Teil des Fax Sendens über Office 365 war an dieser Stelle nicht von Nöten gewesen und wird daher nicht in diesem Artikel behandelt.

Nach kurzer Suche findet man auch durchaus mehrere Artikel von GFI zur Verwendung des Faxmakers mit Office 365. Unter anderem auch diesen (GFI-Fax mit Office365) kurzen Artikel. Doch dieser Artikel wird in den meisten Fällen so nicht direkt funktionieren. In der GFI-Anleitung fehlt zum einen, dass man sich gegenüber Office 365 natürlich authentifizieren muss. An dieser Stelle fängt es aber erst richtig an problematisch zu werden. Trägt man die Zugangsdaten ein und authentifiziert sich gegenüber Office 365 mit einem bekannten Account bekommt man folgende Fehlermeldung „550 5.7.1 Client does not have permissions to send as this sender“ . Schaut man sich den Header der E-Mail an vom GFI-Faxmaker an wird auch schnell klar, was es mit der Meldung auf sich hat. Der GFI-Faxmaker setzt die Absenderadresse auf eine Kombination aus der Absendertelefonnummer und E-Mail Adresse. Die Absenderadresse lautet dann z.B. +492251123456789@faxmaker.com .

Office 365 erlaubt es nicht ohne Weiteres, dass der Absender nicht dem Benutzer entspricht, der sich für das Versenden authentifiziert. Die einzige Lösung, die ich gefunden habe, ist es in dem Office 365 Admin Portal einen neuen Empfangsconnector anzulegen und dort einzutragen, dass dieser sämtliche E-Mails von einer bestimmten IP annimmt. Diese Lösung setzt natürlich voraus, dass man eine feste IP hat. Näheres dazu zu der Konfiguration ist in dem Technet Artikel unter dem Punkt „SMTP Relay“ zu finden (Technet-Artikel).

Sobald die Einstellungen vorgenommen wurden, sind auch keine Zugangsdaten mehr notwendig da man sich anhand der Festen IP gegenüber Office 365 authentifiziert. Dadurch das nun kein Benutzer mehr zur authentifiziert verwendet wird verschwindet auch die Fehlermeldung und die Faxweiterleitung funktioniert.